Events Manager - DOMA Portugal
Job Description
Context
We are looking to strengthen our team with an Events Manager to join DOMA Portugal.
DOMA Portugal is a hospitality and experiences venue located in Mafra (Gradil), Portugal. Every year, we host more than 100 events across different formats, including corporate offsites, retreats, weddings, private celebrations, brand activations, and internally developed programmes.
We are looking for a proactive, organised, and client-focused professional who can turn briefs and objectives into well-planned, operationally sound events aligned with DOMA's identity, service standards, and conscious approach to hospitality.
Role Overview
The Events Manager will be responsible for the end-to-end coordination of assigned events, from commercial handover and detailed planning through on-site delivery and post-event follow-up.
This is a mid-level position with autonomy to manage projects and clients, without carrying overall responsibility for departmental strategy or leadership. The role reports to the Senior Event Production Manager and works closely with Operations, F&B, Accommodation, Wellness, Maintenance, Marketing, and external partners.
The ideal profile combines strong planning skills, an operational presence, professional communication, and the calm judgement required to solve problems in fast-moving environments involving multiple stakeholders.
Key Responsibilities
Event Planning & Project Management
- Manage the detailed planning of assigned events, defining timelines, priorities, operational requirements, and key control points;
- Interpret client briefs and objectives, translating them into tailored proposals, production plans, and experiences suited to each event format;
- Prepare and maintain operational documents, including timelines, event orders, layouts, equipment lists, and contingency plans;
- Contribute ideas for corporate events, retreats, celebrations, and longer-stay formats in line with DOMA's positioning.
Client Management
- Act as the main operational point of contact for clients throughout the event lifecycle;
- Lead alignment meetings, site visits, and handovers, ensuring clarity on expectations, responsibilities, timings, and operational limitations;
- Build trusted professional relationships that support client satisfaction, recommendations, and repeat business;
- Handle special requests, changes, and sensitive situations with empathy, transparency, and a solution-oriented approach.
Operational Coordination & On-Site Delivery
- Coordinate all event logistics, including space setup, technology, catering, accommodation, activities, transport, and special requirements;
- Ensure all internal departments receive complete, accurate, and timely information;
- Supervise delivery before, during, and after each event, ensuring compliance with the agreed plan, service standards, and guest experience expectations;
- Identify and resolve issues in real time, escalating critical situations when required;
- Ensure an organised event close, including breakdown, space reset, equipment collection, and post-event handover.
Cross-Department Coordination
- Coordinate daily with Operations, F&B, Accommodation, Wellness, Maintenance, and Marketing;
- Take part in production meetings and ensure agreed actions are followed through;
- Promote clear communication across teams, reducing gaps, duplication, and last-minute changes;
- Support a consistent experience across every client and guest touchpoint.
Vendors, Partners & Budget Control
- Request quotations, negotiate conditions, and coordinate suppliers and service providers within approved guidelines and budgets;
- Manage suppliers on site, ensuring punctuality, quality, safety, and alignment with the event brief;
- Track costs for assigned events, flag deviations, and maintain organised records for internal validation;
- Contribute to the ongoing evaluation and improvement of DOMA's supplier network.
Team Coordination & Service Quality
- Coordinate internal teams, freelancers, and temporary staff during events, ensuring clear roles and priorities;
- Deliver operational briefings before service and monitor performance on site;
- Promote a culture of ownership, collaboration, care, and calm execution under pressure;
- Apply the standards and procedures defined by Events leadership and provide constructive feedback for continuous improvement.
Post-Event Follow-Up & Continuous Improvement
- Collect feedback from clients, teams, and suppliers after each event;
- Prepare debriefs and identify lessons learned, corrective actions, and opportunities for improvement;
- Keep up to date with trends in corporate events, retreats, hospitality, and event technology;
- Collaborate with Marketing on content ideas, case studies, partnerships, and promotional opportunities, in line with agreed priorities.
Requirements
- Minimum 3 years of experience in event management, production, or coordination, preferably within hospitality, venues, corporate events, retreats, or weddings;
- Proven experience independently managing multiple events or projects at the same time;
- Excellent organisation, planning, communication, and attention to detail;
- Strong client orientation and the ability to build trusted professional relationships;
- Ability to make decisions and solve problems calmly, practically, and responsibly;
- Experience coordinating operational teams, suppliers, and external service providers;
- Working knowledge of budget management, negotiation, and cost control;
- Comfort using project management tools, operational documentation, and event technology;
- Strongly preferred fluent Portuguese and English; additional languages are valued;
- Availability to work shifts, including weekends, public holidays, early mornings, and evenings, in line with the events calendar;
- Valid driving licence and access to a personal vehicle due to the location and on-site operational requirements.
Location
Mafra - Gradil, Portugal
Working Hours
Full-time role with schedules aligned to operational requirements. Shifts may include early mornings, evenings, weekends, and public holidays, with two weekly days off organised according to the events calendar.
We Offer
- Employment contract and compensation aligned with the role and level of experience;
- Integration into a young, dynamic, and multidisciplinary team;
- Initial and ongoing training;
- Real autonomy in event management, with guidance and room for professional growth;
- Exposure to a diverse operation including corporate events, retreats, weddings, celebrations, and internally developed experiences;
- Meals provided on site;
- Internet access;
- Free parking.
Applications
Please send your application to: [email protected]
By submitting their application, the candidate authorises the proactive management of their CV for future recruitment processes for which their profile may be suitable.
All applications will be handled confidentially in accordance with applicable data protection legislation.
Gestor(a) de Eventos - DOMA Portugal
Descrição da Função
Contexto
Estamos a reforçar a nossa equipa com um(a) Gestor(a) de Eventos para integrar a DOMA Portugal.
A DOMA Portugal é um venue de hospitalidade e experiências localizado em Mafra (Gradil). Todos os anos, acolhemos mais de 100 eventos em diferentes formatos, incluindo offsites corporativos, retiros, casamentos, celebrações privadas, ativações de marca e programas desenvolvidos internamente.
Procuramos um(a) profissional proativo(a), organizado(a) e orientado(a) para o cliente, capaz de transformar briefs e objetivos em eventos bem planeados, operacionalmente sólidos e alinhados com a identidade, os standards de serviço e a hospitalidade consciente da DOMA.
Visão Geral da Função
O/A Gestor(a) de Eventos será responsável pela coordenação integral dos eventos que lhe forem atribuídos, desde o handover comercial e planeamento detalhado até à execução no local e acompanhamento pós-evento.
Esta é uma posição intermédia, com autonomia para gerir projetos e clientes, sem assumir a responsabilidade global pela estratégia ou liderança do departamento. A função reporta ao/à Senior Event Production Manager e trabalha diariamente com as equipas de Operações, F&B, Alojamento, Wellness, Manutenção, Marketing e parceiros externos.
O perfil ideal combina capacidade de planeamento, presença operacional, comunicação profissional e serenidade para resolver imprevistos em ambientes exigentes e com múltiplos intervenientes.
Principais Responsabilidades
Planeamento & Gestão de Projeto
- Gerir o planeamento detalhado dos eventos atribuídos, definindo cronogramas, prioridades, necessidades operacionais e pontos de controlo;
- Interpretar briefs e objetivos do cliente, convertendo-os em propostas, planos de produção e experiências ajustadas ao formato do evento;
- Preparar e manter atualizados os documentos operacionais, incluindo timelines, event orders, layouts, listas de materiais e planos de contingência;
- Contribuir com ideias para eventos corporativos, retiros, celebrações e formatos de longa duração, em alinhamento com o posicionamento da DOMA.
Gestão de Cliente
- Atuar como principal ponto de contacto operacional do cliente ao longo do ciclo do evento;
- Conduzir reuniões de alinhamento, visitas técnicas e handovers, assegurando clareza sobre expectativas, responsabilidades, timings e limitações operacionais;
- Construir relações profissionais de confiança, antecipando necessidades e promovendo satisfação, recomendação e repetição de negócio;
- Gerir pedidos especiais, alterações e situações sensíveis com empatia, transparência e foco na solução.
Coordenação Operacional & Execução On-site
- Coordenar toda a logística do evento, incluindo preparação de espaços, tecnologia, catering, alojamento, atividades, transportes e necessidades especiais;
- Assegurar que todos os departamentos internos recebem informação completa, atualizada e atempada;
- Supervisionar a execução antes, durante e após o evento, garantindo cumprimento do plano, standards de serviço e qualidade da experiência;
- Identificar e resolver imprevistos em tempo real, escalando situações críticas quando necessário;
- Garantir um encerramento organizado, incluindo desmontagem, reposição dos espaços, recolha de materiais e passagem de informação pós-evento.
Coordenação Interdepartamental
- Articular diariamente com Operações, F&B, Alojamento, Wellness, Manutenção e Marketing;
- Participar em reuniões de produção e assegurar a execução das decisões acordadas;
- Promover uma comunicação clara entre equipas, reduzindo falhas, duplicações e alterações de última hora;
- Apoiar a criação de uma experiência consistente em todos os pontos de contacto do cliente e dos convidados.
Fornecedores, Parceiros & Orçamento
- Solicitar propostas, negociar condições e coordenar fornecedores e prestadores de serviços dentro das orientações e budgets aprovados;
- Acompanhar fornecedores no local, garantindo horários, qualidade, segurança e cumprimento do briefing;
- Controlar custos dos eventos atribuídos, sinalizar desvios e manter registos organizados para validação interna;
- Contribuir para a avaliação e melhoria contínua da rede de fornecedores da DOMA.
Coordenação de Equipas & Qualidade de Serviço
- Coordenar equipas internas, freelancers e trabalhadores temporários durante os eventos, assegurando clareza de funções e prioridades;
- Realizar briefings operacionais antes do início do serviço e acompanhar o desempenho no terreno;
- Promover uma cultura de responsabilidade, colaboração, cuidado e execução tranquila sob pressão;
- Aplicar os standards e procedimentos definidos pela liderança de Eventos, contribuindo com feedback para a sua melhoria.
Acompanhamento Pós-evento & Melhoria Contínua
- Recolher feedback de clientes, equipas e fornecedores após cada evento;
- Preparar debriefs e identificar aprendizagens, ações corretivas e oportunidades de melhoria;
- Acompanhar tendências de eventos corporativos, retiros, hospitalidade e tecnologia aplicada a eventos;
- Colaborar com Marketing na identificação de conteúdos, casos de sucesso, parcerias e oportunidades de promoção, sempre de acordo com as prioridades definidas.
Requisitos
- Mínimo de 3 anos de experiência em gestão, produção ou coordenação de eventos, preferencialmente em hotelaria, venues, eventos corporativos, retiros ou casamentos;
- Experiência comprovada na gestão autónoma de vários eventos ou projetos em simultâneo;
- Excelente capacidade de organização, planeamento, comunicação e atenção ao detalhe;
- Forte orientação para o cliente e capacidade de construir relações profissionais de confiança;
- Capacidade de tomar decisões e resolver problemas de forma calma, prática e responsável;
- Experiência na coordenação de equipas operacionais, fornecedores e prestadores externos;
- Noções de gestão de orçamento, negociação e controlo de custos;
- Conforto com ferramentas de gestão de projetos, documentação operacional e tecnologia de eventos;
- Fluência em Português e Inglês (Obrigatório); outros idiomas são valorizados;
- Disponibilidade para trabalhar por turnos, incluindo fins de semana, feriados, manhãs cedo e noites, de acordo com o calendário de eventos;
- Carta de condução válida e acesso a viatura própria, devido à localização e às necessidades operacionais no local.
Localização
Mafra - Gradil, Portugal
Horário de Trabalho
Função full-time, com horários ajustados ao calendário operacional. Os turnos poderão incluir manhãs cedo, noites, fins de semana e feriados, com dois dias de descanso semanal organizados de acordo com as necessidades dos eventos.
Oferecemos
- Contrato de trabalho e remuneração compatível com a função e experiência;
- Integração numa equipa jovem, dinâmica e multidisciplinar;
- Formação inicial e contínua;
- Autonomia real na gestão de eventos, com acompanhamento e possibilidade de crescimento;
- Participação numa operação diversificada, com eventos corporativos, retiros, casamentos, celebrações e experiências próprias;
- Refeições no local;
- Acesso à internet;
- Estacionamento gratuito.
Candidaturas
Envie a sua candidatura para: [email protected]
Ao submeter a candidatura, o/a candidato/a autoriza a gestão proativa do seu CV para futuros processos de recrutamento para os quais o seu perfil possa ser adequado.
Todas as candidaturas serão tratadas de forma confidencial, em conformidade com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados.
Pagamento: 1 250,00€ - 1 750,00€ por mês
Benefícios:
- Acesso à internet
- Estacionamento gratuito
Localização do trabalho: Presencial
