Título do Cargo: Assistente Administrativa
Localização: Porto, Portugal
Tipo: Full-time (100% Presencial)
Requisito de Idioma: Inglês fluente e perfeito, escrito e falado (obrigatório)
Descrição Geral:
Estamos à procura de uma Assistente Administrativa altamente organizada, com atenção ao detalhe e forte capacidade de comunicação, para apoiar as operações diárias do escritório e os processos relacionados com projetos em curso, especialmente ligados ao setor de desenvolvimento imobiliário e hoteleiro.
Esta é uma função multifacetada, que combina tarefas administrativas recorrentes com apoio à gestão e execução de projetos, incluindo contacto com fornecedores, preparação de documentos, e acompanhamento de prazos e processos administrativos. A função é 100% presencial, com base no escritório no Porto, Portugal.
Principais Responsabilidades:Suporte Administrativo Geral:
- Atualizar registos internos, como faturas, folhas de ponto, despesas e contratos
- Comunicar com fornecedores e prestadores de serviços para solicitar orçamentos, organizar documentação e acompanhar entregas
- Apoiar na preparação de pagamentos, reconciliação de despesas e tarefas administrativas de contabilidade
- Organizar e manter sistemas de arquivos digitais (Google Drive, Dropbox, etc.)
- Gerir tarefas administrativas do escritório e apoiar na logística de reuniões e visitas
Apoio à Gestão de Projetos:
- Preparar documentos, pastas e agendas para projetos em curso
- Apoiar no acompanhamento de cronogramas, tarefas e prazos de projeto
- Ajudar na compilação de documentos técnicos e submissões oficiais (licenciamentos, candidaturas)
- Auxiliar na coordenação de reuniões de projeto, visitas a fornecedores e atividades no terreno
- Realizar pesquisas para identificar fornecedores e recolher propostas para orçamentos comparativos
- Apoiar na elaboração de relatórios de progresso e materiais de apoio à gestão
Requisitos:
- Mínimo de 2 anos de experiência em funções administrativas ou de apoio a gestão de projetos
- Formação ou experiência em áreas como arquitetura, engenharia, gestão, administração ou áreas afins é valorizada
- Domínio total do inglês, escrito e falado (obrigatório)
- Excelentes capacidades organizativas, atenção ao detalhe e proatividade
- Bons conhecimentos de Microsoft Office ou Google Workspace (Docs, Sheets, Drive)
- Comodidade no uso de plataformas digitais e ferramentas de organização de tarefas
- Residência no Porto, Portugal, com total disponibilidade para trabalho presencial (sem opção remota)
Diferenciais (não obrigatórios):
- Experiência com processos administrativos em projetos de construção, arquitetura ou imobiliário
- Facilidade em lidar com documentação oficial, submissões ou candidaturas institucionais
- Interesse por áreas como hotelaria, património histórico e enoturismo
- Carta de condução e autonomia para se deslocar a reuniões ou obras (ocasionalmente)
O que Oferecemos:
- Posição estável num ambiente profissional, estruturado e colaborativo
- Envolvimento em projetos únicos e desafiantes, com ligação a património e turismo
- Oportunidade de desenvolvimento em áreas de administração, gestão de projetos e operações
- Escritório central no Porto, com equipa internacional e ambiente dinâmico
Se tem paixão por organização, gosta de apoiar projetos de impacto e procura um papel com variedade e responsabilidade, gostaríamos de conhecê-la.
Job Type: Full-time
Pay: 920.00€ - 1,000.00€ per month
Work Location: In person
