Quem somos
O Grupo Largo Tempo procura reforçar a sua equipa administrativa com a contratação de uma Assistente Executiva, responsável por assegurar o suporte administrativo, documental, logístico e operacional às diferentes empresas do Grupo, contribuindo simultaneamente para o apoio organizacional à Administração.
Procuramos profissional experiente, com percurso profissional consolidado em funções de secretariado e apoio administrativo, altamente organizada e proativa, garantindo o bom funcionamento dos escritórios, a coordenação dos serviços de suporte e o acompanhamento administrativo de assuntos da Administração.
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Missão da Função
Assegurar o funcionamento eficiente dos serviços administrativos e de apoio das empresas do Grupo Largo Tempo, garantindo a gestão documental, a coordenação operacional dos escritórios, a gestão dos serviços de suporte e o apoio administrativo à Administração, contribuindo para a organização, eficiência e bom funcionamento da atividade empresarial.
Principais Responsabilidades
Gestão Administrativa e Documental
- Receber, registar, distribuir e arquivar correspondência física e eletrónica.
- Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e digitais das empresas do Grupo.
- Garantir o correto registo, organização e controlo da documentação administrativa.
- Assegurar a atualização dos sistemas de arquivo documental e plataformas de partilha de documentos.
- Apoiar a gestão e controlo de contratos, licenças, seguros e outra documentação administrativa.
- Elaborar mapas, listagens, relatórios e documentação de suporte à atividade.
Coordenação Operacional dos Escritórios
- Zelar pelo bom funcionamento dos escritórios e espaços de trabalho.
- Identificar necessidades operacionais e coordenar a respetiva resolução.
- Articular com fornecedores e prestadores de serviços externos.
- Solicitar e acompanhar orçamentos para serviços de manutenção e apoio.
- Garantir a adequada organização das salas de reuniões e espaços comuns.
Gestão de Economato, Serviços Gerais e Frota
- Gerir necessidades de economato e consumíveis das diferentes localizações.
- Coordenar serviços de apoio ao funcionamento dos escritórios.
- Assegurar o acompanhamento administrativo da frota automóvel do Grupo.
- Coordenar inspeções, revisões, manutenções, seguros e processos de aluguer de viaturas.
- Acompanhar necessidades de manutenção preventiva e corretiva das instalações.
Apoio Administrativo aos Departamentos
- Prestar suporte administrativo às diferentes áreas da organização.
- Assegurar o expediente administrativo geral das empresas do Grupo.
- Apoiar a organização documental de projetos e iniciativas internas.
- Garantir o encaminhamento eficiente de informação e pedidos entre departamentos.
Apoio à Administração
- Organizar viagens e deslocações nacionais e internacionais da Administração, incluindo reservas, alojamento e transportes.
- Assegurar a preparação da documentação necessária para deslocações e viagens.
- Apoiar a organização de reuniões e compromissos da Administração.
- Preparar documentação, apresentações e informação de suporte sempre que solicitado.
- Efetuar o tratamento e encaminhamento de correspondência dirigida à Administração.
- Apoiar na elaboração de mapas de despesas e no acompanhamento administrativo de assuntos correntes.
Atendimento e Suporte Logístico
- Receber clientes, fornecedores, parceiros e visitantes.
- Assegurar o atendimento telefónico e o encaminhamento de chamadas.
- Apoiar a organização de eventos corporativos, formações e reuniões internas.
- Garantir o apoio logístico necessário às atividades da empresa.
- Integração num Grupo empresarial sólido e em crescimento.
- Função diversificada e transversal à organização.
- Contacto próximo com diferentes áreas de negócio.
- Estabilidade profissional e oportunidade de desenvolvimento.
- Remuneração entre os €1500 - €1900, mediante experiência e qualificações demonstradas, acrescido de subsídio de alimentação 9€/dia e plano de saúde.
- Atribuição de dia de férias extra em dia de aniversário;
- Subsídio de transporte;
A LARGO TEMPO está comprometida com a Sustentabilidade e a concretização dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável. Esta oferta destina-se a qualquer pessoa que cumpra os requisitos exigidos, independentemente da sua condição. Comprometemo-nos a dar Igualdade de Tratamento e de Oportunidades a qualquer candidato, e opomo-nos à discriminação em todas as suas formas.
Caso reúna os requisitos apresentados e demonstre interesse na oferta, envie candidatura acompanhada de CV para https://careers.largotempo.com indicando no assunto " Assistente Executiva ".
