O Assistente Administrativo é responsável por assegurar o bom funcionamento das atividades administrativas da empresa, prestando apoio às diferentes áreas e garantindo a organização eficiente de documentos, processos e comunicações internas e externas.
Principais Responsabilidades
- Gerir e organizar documentação física e digital.
- Efetuar atendimento telefónico e encaminhamento de chamadas.
- Receber e encaminhar correspondência e encomendas.
- Apoiar a gestão de agendas, reuniões e marcações.
- Elaborar e atualizar relatórios, mapas e bases de dados.
- Emitir faturas, notas de crédito e outros documentos administrativos.
- Apoiar processos de compras e gestão de fornecedores.
- Efetuar controlo administrativo de pagamentos e recebimentos.
- Atualizar registos de clientes, fornecedores e colaboradores.
- Apoiar tarefas de recursos humanos, como gestão de férias, ausências e documentação dos colaboradores.
- Garantir o arquivo e a organização da informação da empresa.
- Prestar apoio administrativo a diferentes departamentos sempre que necessário.
Formação Académica
- 12.º ano de escolaridade (mínimo).
- Curso profissional ou formação em Secretariado, Administração, Gestão ou área similar (preferencial).
Experiência
- Experiência anterior em funções administrativas (preferencial).
- Experiência em atendimento ao cliente será valorizada.
Competências Técnicas
- Domínio do Microsoft Office (Excel, Word, Outlook e PowerPoint).
- Conhecimentos de ferramentas de gestão administrativa e ERP (preferencial).
- Boa capacidade de redação e comunicação escrita.
- Conhecimentos básicos de faturação e gestão documental.
Competências Comportamentais
- Organização e atenção ao detalhe.
- Capacidade de planeamento e gestão de prioridades.
- Proatividade e autonomia.
- Boa comunicação interpessoal.
- Capacidade de trabalhar sob pressão.
- Discrição e confidencialidade.
Indicadores de Desempenho (KPIs)
- Cumprimento dos prazos administrativos.
- Qualidade e precisão da documentação produzida.
- Tempo de resposta a pedidos internos e externos.
- Nível de organização e atualização dos arquivos.
- Grau de satisfação dos departamentos apoiados.
Pagamento: 870,00€ - 2 118,45€ por mês
Localização do trabalho: Presencial
