Visão Geral da Função
Somos uma empresa nova e em crescimento, em expansão pela Europa. Os nossos principais escritórios e armazém estão localizados no Dubai e em Manchester, Inglaterra. Como parte do nosso crescimento internacional contínuo, estamos a abrir um novo escritório na Europa, reforçando a nossa presença em mercados estratégicos e melhorando o suporte aos nossos clientes e operações em diferentes regiões.
Localização do escritório:
Rua do Progresso, n.º 253, Lote 8
Código Postal: 4760-841
Localidade: Vila Nova de Famalicão
Distrito: Braga, Portugal
Estamos à procura de um(a) Administrador(a) de Escritório com domínio de Francês e Inglês, com fortes capacidades organizacionais, excelentes competências de comunicação e conhecimentos de ferramentas digitais e tecnologia.
O candidato ideal será responsável pelo apoio administrativo das operações diárias do escritório, garantindo uma organização eficiente, comunicação eficaz com clientes, fornecedores e equipas internas, num ambiente internacional e tecnológico.
Esta é uma função essencial de suporte numa empresa dinâmica, onde procuramos uma pessoa proativa, responsável, organizada e com capacidade de trabalhar num ambiente multicultural.
Principais Responsabilidades
- Prestar apoio administrativo às equipas de projetos de IT, gestores e técnicos.
- Gerir as operações diárias do escritório, incluindo compras de equipamentos informáticos e materiais de escritório, contacto com fornecedores e controlo de inventário.
- Organizar agendas, reuniões, compromissos e atividades da equipa através de ferramentas digitais.
- Preparar, formatar e manter documentos profissionais, propostas comerciais, contratos de serviços, relatórios e documentação administrativa.
- Organizar e atualizar arquivos digitais, documentação de clientes, licenças de software e registos de equipamentos.
- Apoiar os processos de entrada e saída de colaboradores, incluindo preparação de equipamentos e gestão de acessos.
- Apoiar tarefas administrativas relacionadas com contabilidade e finanças, incluindo gestão de encomendas, controlo de faturas e pequenas despesas.
- Comunicar profissionalmente com clientes, fornecedores e parceiros em Francês e Inglês.
- Apoiar a organização de eventos da empresa, lançamentos de produtos, webinars e sessões de formação internas.
- Realizar tarefas de receção, incluindo atendimento telefónico, gestão de correspondência e acompanhamento de visitantes.
Requisitos
- Fluência em Francês e Inglês (obrigatório).
- Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal.
- Forte capacidade de organização, gestão de prioridades e atenção ao detalhe.
- Bons conhecimentos do Microsoft Office, Google Workspace e ferramentas de gestão de projetos (Trello, Asana, Jira ou semelhantes).
- Facilidade em realizar tarefas tecnológicas básicas, como configuração de computadores, resolução de problemas simples e gestão de registos de equipamentos.
- Capacidade de aprender rapidamente novos sistemas e ferramentas.
- Ensino secundário obrigatório; formação superior em Administração, Gestão, Tecnologias de Informação ou áreas relacionadas será valorizada.
Perfil Preferencial
- Interesse ou experiência na área de tecnologia e ferramentas digitais.
- Experiência com equipas internacionais e contacto com clientes estrangeiros.
- Conhecimentos de terminologia IT, software e acordos de nível de serviço (SLA).
- Capacidade de lidar com informação confidencial de forma profissional e discreta.
- Espírito de iniciativa, capacidade de resolução de problemas e atitude proativa.
- Boa capacidade de adaptação a diferentes culturas e ambientes de trabalho.
Condições de Trabalho
- Função presencial num ambiente de escritório moderno e colaborativo.
- Integração numa equipa tecnológica internacional.
- Horário normal de trabalho: 09:00 – 17:00.
- Possibilidade de alguma flexibilidade durante períodos importantes de projetos, lançamentos ou eventos.
Tipo de Contrato
- Tempo inteiro.
- Contrato sem termo (efetivo).
Benefícios
- Ambiente de trabalho informal e profissional.
- Código de vestuário casual.
- Estacionamento gratuito no local.
- Oportunidade de trabalhar numa empresa internacional em crescimento.
Idiomas
Obrigatório:
- Francês – Fluente.
- Inglês – Fluente.
Valorizado:
- Português.
- Espanhol ou outros idiomas europeus.
Local de Trabalho
- Trabalho presencial.
- Vila Nova de Famalicão, Braga, Portugal.
Benefícios:
Localização do trabalho: Presencial
