A OPP encontra-se a recrutar um/a Secretário/a executivo/a para o Gabinete da Bastonária e de Apoio à Direção.
Principais responsabilidades
Elaborar correspondência administrativa: respostas a requerimentos dos membros; respostas a solicitações de esclarecimento, esclarecimento às entidades publicas e privadas sobre o funcionamento e atribuições da OPP;
Elaborar despachos, despachos de nomeação, ordens de serviço, circulares internas, correspondência institucional, correspondência ministerial, convites.
Elaborar documentação administrativa, organização de reuniões, contactos, correspondência
Propor e monitorizar calendários e prazos e levar a cabo as decisões de teor administrativo da Bastonária e da Direcção Nacional;
Articular com as diferentes áreas da OPP em matérias relacionadas com serviços e/ou actividades da OPP;
Preparar actas e relatórios de reuniões da Bastonária e dos diferentes elementos da Direcção;
Escrever e responder a cartas técnicas e correspondência similar, entre os quais minutas de protocolos a estabelecer;
Arquivo de toda a documentação associada aos temas que estão sob sua responsabilidade.
Organização das reuniões de Direcção- documentação, ordem de trabalhos, logística.
Elaboração das atas das reuniões de Direcção, revisão da minuta, impressão, recolha de assinaturas, impressão no respetivo livro de atas, digitalização e anexação de documentos, sua digitalização, arquivo digital e físico.
Comunicação das saídas das atas das reuniões de direção.
Monitorização de calendários e prazos das principais saídas das atas das reuniões de decisões de teor administrativo e outros.
Elaboração de instruções de trabalho.
Apoio à Comissão de Ética.
Habilitações literárias:
Licenciatura e/ou Mestrado Integrado em Assessoria de Administração ou Secretariado
Experiência:
Com estágio realizado e experiência em funções semelhantes superiores a 5 anos
Aptidões Importantes:
Domínio de ferramentas informáticas (Outlook, Word e Excel), e ferramentas de inteligência artificial (chatGpt, copilot, gemini) e organização/preparação de reuniões virtuais
Fluente em inglês e espanhol
Conhecimento das regras de protocolo do estado português e empresarial
Competências Específicas valorizadas: Escrita, Inteligência Emocional e Habilidades Interpessoais, Proactividade, Resolução de Problemas, Gestão de Agenda, Coordenação e Representação
Competências transversais valorizadas: valores e compromisso, foco no membro, a relação com as pessoas, qualidade, organização, análise e soluções, comunicação, cibersegurança
Condições salariais e contratuais:
Contrato a termo certo 12 meses
Intervalo salarial: 1200€-1400€
Subsídio de refeição (9,60€/dia)
35h/semanais em modelo de trabalho hibrido
Seguro de saúde gratuito e outros benefícios
Para saber mais sobre a OPP, clique https://www.ordemdospsicologos.pt/pt/aopp
