FUNÇÕES:– Gestão Dados, Documentos e Registos: organização, arquivo e manutenção de documentos como contratos, relatórios, registos de funcionários. Manter registos de dados organizados e atualizados.
– Comunicação: Gerir a comunicação interna e externa da empresa: atender telefonemas, responder a e-mails, agendar reuniões e organizar a correspondência.
– Agendamento e Coordenação: Agendar reuniões, compromissos e eventos, confirmação de participação e garantia de que todos estejam cientes dos horários.
– Receção e Atendimento ao Cliente: Receber visitantes, clientes e fornecedores. Lidar com o atendimento inicial ao cliente, encaminhando para os departamentos apropriados.
– Gestão Contratos e Despesas: Avenças, seguros, medicina no trabalho. Acompanhar despesas, preparar relatórios de despesas e garantir que os procedimentos de aprovação sejam seguidos. Reconciliação Bancária.
– Gestão de fornecedores, tratar de encomendas, compras e pagamentos.
– Gestão de clientes contratos, faturação, recorrências, recebimentos, cobranças.
– Articulação com a contabilidade externa organização documental e pagamento de impostos.
– Suporte de TI: Fornecer suporte básico de TI ou encaminhar problemas para a equipe de suporte técnico.
– Assistência a Recursos Humanos: Gestão de informações de funcionários, na programação de entrevistas. Contratos, férias, pagamentos, etc.
– Apoio e Gestão de Projetos: Apoio aos departamentos internos. Apoio à gestão de projetos, auxiliando na organização de tarefas, na programação e no acompanhamento do progresso.
– Manutenção de Escritório: Controlar o stock do economato e consumíveis do escritório.Garantir que o ambiente de escritório esteja limpo, organizado e seguro.
– Apoio a Reuniões e Eventos: Preparar salas de reuniões, organizar materiais de apresentação e fornecer suporte logístico para reuniões e eventos da empresa.
– Gestão de Viagens: Planear e coordenar viagens de negócios para funcionários, incluindo reservas de voos, hotéis e logística de viagem.
– Controle de Acesso e Segurança: Controle de acesso às instalações e pelo monitorização da segurança.
